이직, 퇴사에 따른 업무인수인계양식과 작성의 방법 알아보기

 

퇴사 또는 이직시 가장 중요한 업무인수인계 해 보기

내가 보기에 간단한 업무! 후임들에게는 결코 간단하지 않다!

 

 

오래동안 일을 했던 회사에서의 업무들...

나에게는 익숙할 수도 있으나 그 일을 새롭게 맡게 될 수임들에게는 결코 수월한 일이 될 수는 없을 것입니다.

아무리 경력자라고 할 지라도 자신이 맡아왔던 업무가 아니라면 그 일을 진행하는데에 또 다른 시간과 노력이 필요 할 수 밖에는 없을 겁니다.

 

사실 업무인수인계라는 것 참 귀찮은 일이죠.

퇴사날을 받아두고 나면 일도 하기 싫어지는 마당에 업무인수인계까지 하라니...

하지만 깔끔한 뒷마무리는 훗날 여러분들의 경력에도 큰 도움이 됩니다.

 

특히나 회사에서 중요한 업무를 맡고 있었다면 업무인수인계 할 것이 아주 많겠죠.

하지만 만약에 후임들에게 별로 알려 줄게 없다고 하면 여러분들의 이전 회사생활을 뒤 돌아 봐야 할 것입니다.

 

또한 이런 착각에 빠지거나 대충 마무리지으려는 사람들도 있습니다.

한마디로 그거 간단해 하면서 말로 때우려는 사람들... 

자신이 오랜시간 해온일이라 본인에게는 간단할 수도 있으나 후임들에게는 새로운 업무는 절대로 간단한 법은 없습니다.

 

아래는 예시를 들어 둔 사항이니 각 업무별로 차이가 있을 수는 있습니다.

그래도 참고가 될 수는 있을 듯 합니다.

 

1. 선행작업! PC 중요 파일, 이메일 정리와 각종 종이문서들 정리하기

 

(1) PC 중요문서 파일들 정리하기

 

거의 모든 직장인들이 개인용 컴퓨터를 통해서 업무를 처리를 합니다.

따라서 중요한 계약서, 결제문서, 기획서, 회의록 등이 자신이 업무를 보던 PC에 대부분 저장이 되어 있죠.

이러한 문서들을 각 주제별로 나누어서 폴더를 만들고 정리를 해 주는 것이 필요 합니다.

또한 이메일도 중요한 것들은 별도로 백업을 해 두시는 작업도 필요하구요. 

 

 

 

(2) 결재 및 정산관련 각종 인쇄문서 정리하기

 

회사생활을 하면서 진행해 왔던 각종 결재문서나 기획안, 계약서등이 파일철화 되어 있는지 확인해 보셔야 합니다.

만일 되어 있지 않았다면 다시금 확인해 보고 정리를 하는 작업이 필요합니다. 

 

이러한 정리가 꼼꼼하게 선행되어 마무리가 된 이후 다음으로 할 일이 업무인수 인계서를 작성하는 일 입니다. 

 

 

2. 본격적인 업무인수인계서 작성해 보기

 

(1) 목차 만들기[Index(색인)만들기]

 

엑셀 프로그램등을 활용하여 아래와 같은 표를 만들고 지금껏 진행해 왔던 각종 업무들을 단위별로 나눕이다.

예를 들어 기획, 마케팅, 정산 업무가 있었다면 그렇게 나눠 주는 것이죠.

그리고 인계자인 자신과 업무를 받을 후임인 인계자 성명을 기입합니다.

엑셀프로그램이나 기타 문서작성 프로그램을 이용하실 경우 책갈피 기능을 이용하여 관련 문서가 있다면 링크가 되도록 해 주시는 것도 좋습니다.

 

 

(2) 각 업무별 직무기술서를 상세하게 기재하기

 

문서서식을 첨부해 놓도록 하겠습니다.

꼭 이형식을 안따르셔도 되구요.  업무에 맞게 변형해서 사용하시면 됩니다.

각 직무마다 특이사항과 관련 문서들이 있을 겁니다.  이러한 사항을 가급적 상세하게 기재 하시기 바랍니다.

 

(샘플문서)직무기술서.xls

 

 

 

 

 

(3) 각종 거래처 담당자 및 연락처 정보 정리하기

 

퇴사를 하시는 분들중에서 이런 분들 많죠? 그냥 후임에게 이제껏 받았던 명함들 그냥 주고가시는 분...

후임자는 해당 담당자들을 만나보지도 않은 상태에서 명함만 받아두면 누가 누군지 파악이 안될 가능성이 많습니다.

따라서 각 거래처별로 담당자와 연락처정보 그리고 특이사항을 정리해서 전달해 주시는 것이 필요 합니다.

그래야 여러분들이 퇴사를 해서도 전화받으실 일이 별로 없을 겁니다.

 

역시 샘플 문서양식을 첨부해 드립니다.

 

(샘플문서)거래처별 연락처.xls

 

 

 

퇴사를 하시고 나니 불티나게 전회사에서 전화를 받고 업무를 알려주시는 분들...

혹시나 이런 착각을 하고 계신것은 아닌지요?

"내가 그 회사에서 나가고 나니 일이 잘 안돌아가는 것 같다.

역시나 그 회사는 나 없으면 아무것도 안되는거야... "

 

큰 착각일 수가 있습니다.

그 회사관계자들과 여러분의 업무를 받은 후임은 여러분들을 엄청나게 욕을 하고 있을 수도 모를 일이지요.

바로 업무인수인계가 제대로 이루어지지 않았기 때문에 벌어지는 현상일 수도 있습니다.

 

퇴사 후에 별다른 연락이 없다면 여러분들은 후임에게 여러분들의 업무를 잘 전달하고 나오신 겁니다.

또한 그런 분들은 시간이 지날 수록 다른 사람들에게 일처리가 깔끔하다고 추천을 받을 가능성이 높죠.

모쪼록 깔끔한 뒷마무리로 여러분들의 커리어가 지난 후에 더욱 빛나 보일 수 있었으면 하는 바램 입니다.